Peut-on inviter des personnes à une remise de diplôme ?

Une remise de diplôme universitaire est un événement important de la vie. Il doit à ce titre être marqué d’une pierre blanche. Si vous avez la responsabilité d’une telle organisation, vous devez veiller à assurer une cérémonie irréprochable. Quelle logistique prévoir pour l’occasion ? Quelles personnes inviter à la remise de diplôme ? Voici les réponses !

Organisez la logistique

La logistique d’une cérémonie de remise des diplômes fait intervenir divers paramètres. Le lieu où se déroule l’événement ; les équipements à prévoir ; les accessoires à préparer ; la captation d’images de la cérémonie ; la restauration post célébration.

Le lieu de la cérémonie

Choisissez le lieu de remise des diplômes en fonction du nombre de participants à la cérémonie. Les options les plus fréquentes sont un grand amphithéâtre au sein des locaux universitaires ou une salle extérieure louée pour l’occasion. Dans tous les cas, veillez à ce que l’endroit soit accessible aux personnes à mobilité réduite.

L’équipement de la salle

Quel que soit l’emplacement sélectionné, veillez à ce qu’il soit parfaitement équipé pour l’occasion : des sièges, des tables, une scène, un ou plusieurs écrans géants, des micros, des haut-parleurs, un projecteur…

Le son et l’image

Mettez de l’ambiance en prévoyant de diffuser de la musique sélectionnée à propos. De la playlist à l’orchestre, en passant par le DJ, vous disposez d’une large gamme de possibilités. Faites de même au niveau de la captation de l’événement, lequel doit être impérativement enregistré sur pellicule. Faites appel à des professionnels de la photo et de la vidéo pour avoir la garantie d’un travail sérieux. C’est l’image de marque de votre école qui est en jeu.

Les accessoires

Pensez aussi à la décoration des lieux à choisir pour cadrer avec le style de la cérémonie. Prévoyez toute une série d’accessoires : porte-diplôme, tube de diplôme, chapeau de diplômé, médaille de diplômé…

La restauration

Après la remise des diplômes, il est d’usage de se retrouver en petits groupes pour converser. Prévoyez un service de traiteur pour un cocktail dinatoire afin de conclure la cérémonie.

Prévoyez une tenue pour tous les diplômés

La remise de diplômes est une cérémonie officielle. La préparation doit être impeccable à l’image de la présentation des étudiants en fin de cursus. Tous doivent porter la même tenue afin d’afficher une uniformité du plus bel effet : une écharpe pour diplômé, une toge et la célèbre coiffe qui est traditionnellement lancée dans les airs. Facile à retirer en cas de bal de fin de soirée, cette élégante présentation est indissociable de l’événement.

Adressez les invitations à la remise de diplômes

Symbole de réussite de fin d’études, la remise de diplômes est forcément un moment de partage. Les étudiants sont naturellement fiers d’y associer leurs proches et leurs amis. À vous de gérer le nombre d’invités pouvant accompagner chaque étudiant selon l’espace disponible, sachant qu’il en faut minimum deux. Recueillez auprès des étudiants, les adresses électroniques des personnes à convier et lancez les invitations.

Il est tout à fait possible d’inviter des personnes à la remise de diplôme. Cependant, l’organisation doit être parfaitement réfléchie en amont. Cet événement de taille dans la vie des étudiants et de leurs proches doit demeurer mémorable. De la préparation logistique au lancement des invitations, en passant par l’achat des tenues de cérémonie, tout doit être minutieusement préparé !